Wydawnictwo AS MEDIA, wydawca czasopisma „Asystentka i Higienistka Stomatologiczna”, dokłada szczególnej staranności w zakresie ochrony danych osobowych oraz przetwarzania ich zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest Wydawnictwo AS MEDIA, ul. Tymiankowa 23, 40-750 Katowice, Polska.

W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem danych kontaktowych podanych na stronie internetowej Wydawnictwa AS MEDIA.

2. Cele przetwarzania danych osobowych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w szczególności w celu:

• obsługi zgłoszeń i korespondencji związanej z publikacją artykułów;

• prowadzenia procesu redakcyjnego i wydawniczego;

• kontaktu z autorami, recenzentami i innymi osobami uczestniczącymi w procesie publikacji;

• przygotowania, publikacji i archiwizacji artykułów oraz informacji bibliograficznych;

• realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa;

• ochrony praw i dochodzenia lub obrony przed roszczeniami;

• prowadzenia dokumentacji związanej z działalnością wydawniczą.

3. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od charakteru kontaktu lub udziału w procesie wydawniczym mogą być przetwarzane w szczególności:

• imię i nazwisko;

• stopień lub tytuł naukowy;

• afiliacja;

• adres e-mail;

• numer telefonu – jeżeli został podany i jest potrzebny do kontaktu;

• adres korespondencyjny – jeżeli jest wymagany w związku z obsługą publikacji;

• numer ORCID – jeżeli został podany;

• informacje dotyczące udziału w przygotowaniu, recenzowaniu lub publikacji artykułu;

• inne dane przekazane dobrowolnie w związku z procesem wydawniczym.

4. Podstawy prawne przetwarzania

Dane osobowe są przetwarzane w zależności od celu na podstawie odpowiednich przepisów RODO, w szczególności:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby przed jej zawarciem;

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze;

• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do realizacji prawnie uzasadnionych interesów Administratora, z uwzględnieniem praw i wolności osoby, której dane dotyczą;

• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w przypadkach, w których przetwarzanie rzeczywiście odbywa się na podstawie udzielonej zgody.

5. Dane autorów i osób uczestniczących w procesie publikacji

Dane autorów, współautorów, redaktorów i recenzentów są przetwarzane w związku z realizacją procesu redakcyjnego, recenzowaniem, publikacją i archiwizacją materiałów naukowych.

W przypadku opublikowanych artykułów niektóre dane autorów, w szczególności imię i nazwisko, afiliacja, stopień lub tytuł naukowy oraz ORCID, mogą być publikowane wraz z artykułem i jego metadanymi bibliograficznymi.

6. Dane zawarte w materiałach przekazywanych do publikacji

Autorzy są zobowiązani do zapewnienia, że przekazywane materiały nie zawierają danych osobowych osób trzecich bez odpowiedniej podstawy prawnej lub wymaganej zgody.

W przypadku publikacji danych umożliwiających identyfikację pacjenta autorzy są zobowiązani do przestrzegania obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz zasad określonych w Regulaminie publikacji i Wytycznych dla autorów.

7. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa oraz podmiotom współpracującym z Administratorem w zakresie niezbędnym do realizacji procesu wydawniczego, technicznego, informatycznego, archiwizacyjnego lub księgowego.

Zakres udostępnianych danych jest ograniczony do danych niezbędnych do realizacji określonego celu.

8. Publikacja danych

Dane zawarte w opublikowanych artykułach i ich metadanych mogą być publicznie dostępne w wersji drukowanej i elektronicznej czasopisma oraz w bazach i systemach indeksujących, w których czasopismo lub jego artykuły są rejestrowane.

9. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do ochrony praw Administratora.

Dokumentacja związana z procesem wydawniczym może być przechowywana przez okres wynikający z charakteru działalności wydawniczej, obowiązków prawnych oraz potrzeby zachowania rzetelności i historii publikacji naukowych.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane, przysługują – w zakresie określonym przez RODO – w szczególności prawa do:

• dostępu do swoich danych;

• sprostowania danych;

• usunięcia danych;

• ograniczenia przetwarzania;

• przenoszenia danych – w przypadkach określonych w RODO;

• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania – w przypadkach określonych w RODO;

• wycofania zgody, jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

11. Prawo wniesienia skargi

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy dotyczące ochrony danych osobowych.

12. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed ich utratą, zniszczeniem, nieuprawnionym dostępem, zmianą lub ujawnieniem.

13. Aktualizacja informacji

Niniejsza informacja może być aktualizowana w przypadku zmian przepisów prawa, sposobu przetwarzania danych lub organizacji procesu wydawniczego.

Aktualna wersja informacji jest publikowana na stronie internetowej czasopisma.